Secretariado em foco | A parte que não vem nos livros

A Secretária Executiva de qualquer empresa precisa dominar uma série de conhecimentos que navega desde o bom português até noções de contabilidade. É uma profissão das sociais aplicadas, ou seja, trabalha tanto com humanas quanto com exatas.

O curso de secretariado aborda introdutoriamente esses conhecimentos teóricos que são exigidos no mercado de trabalho, mas há muito mais a aprender do que se pode ler nas páginas dos livros acadêmicos.

Digo isso pelos seguintes motivos:

  • Elegância

A secretária é o cartão de visitas das empresas, a gentileza, o modo de falar e o bom gosto na hora de se vestir são fundamentais para causar uma boa impressão aos clientes e associados da empresa. Uma boa aparência ligada à boa educação torna o trabalho das secretárias mais receptivo pelo público.

  • Paciência

Quantas e quantas vezes não precisamos lidar com pessoas irritadas durante o dia? E quando atendemos aquele que já vem muito estressado e se acha no direito de gritar com você e até mesmo de humilhá-la só porque você é mulher?! Pois é, a educação aliada à paciência te ajudará a driblar e até mesmo acalmar os irritadinhos.

  • Capacidade de liderança

Ainda existe quem tenha na cabeça a imagem da secretária como a moça que leva o cafezinho ao chefe ou anda pra cima e pra baixo com a agenda dele. Ser secretária é fazer a empresa funcionar, pois seu chefe já está resolvendo os pepinos de planejamento estratégico e cabe a nós arregaçar as mangas e fazer as engrenagens girar, ou seja, atribuir tarefas e resolver problemas que não precisam ir à direção.

  • Empatia

A secretária lida com pessoas e, por consequência, empatia é fundamental. Todos os dias a secretária tem que lidar com dezenas de pessoas diferentes entre si e é necessário saber entender o lado de cada uma delas, pois nem tudo sai sempre no jeito que esperamos.

  • Saber dizer não

No atendimento é muito importante saber dizer não e isso não significa ser grosseiro ou fazer birra para contrariar o cliente. A secretária deve saber dizer não com classe, explicar os procedimentos da empresa que levaram a essa resposta negativa e, claro, deixar o cliente neutro em relação ao não (sair sem ficar com raiva por causa do seu posicionamento).  Técnicas de PNL são muito bem vindas aqui.

  • Organização

Documentos, agendas, e-mail, pastas, memorandos, livros, pilhas e mais pilhas de arquivos em papel ou digital. A Secretária tem que saber gerir e organizar os processos dentro do seu campo de atuação, saber desenvolver técnicas facilitadoras para organizar cada vez mais a empresa.

  • Ser heroína de segunda a segunda

De segunda a sexta a secretária executiva tem que levar a empresa em que trabalha nas costas, sem ela a direção perderia muito tempo com problemas burocráticos e de operação. E aos finais de semana não há folga, é necessário cuidar da casa, da família, dos estudos, da beleza… Não há folga ao secretariar, está no seu sangue resolver problemas e cuidar de si e dos outros.

  • Motivação

Diante de tantos problemas resolvidos diariamente, é comum vir aquele sentimento de esgotamento físico e/ou mental, mas cabe à secretária saber motivar a si, aos seus subordinados e até mesmo ao chefe.  A inteligência emocional é muito importante para conseguir lidar com tantos furacões com um sorriso no rosto.

  • Atualização

A secretária deve buscar sempre aprender mais e se atualizar na medida do possível, seja em relação a novas legislações ou a novas tecnologias, não dá para parar de estudar nessa profissão. A capacidade de atualização poderá ajudar a secretária em outras características, como a organização, por exemplo.

  • Profissionalismo

A posição da secretária em resolver problemas da empresa a coloca em contato direto com diversos documentos e informações confidenciais para quem não é da direção. As conversas presenciadas ou os trabalhos executados devem ser feitos com discrição, ética e profissionalismo.

Eu poderia continuar listando aqui inúmeras outras características inerentes ao profissional do secretariado, mas por hoje é só. Todos os itens dessa lista podem ser características naturais de uma pessoa, mas também podem ser aprendidas, a exemplo posso citar a enorme dificuldade que eu tinha em dizer não para as pessoas, hoje eu consigo dar uma resposta negativa com um sorriso no rosto e com diplomacia suficiente para que o cliente saia neutro e entendendo os motivos pelos quais ele levou um não. Ainda preciso exercitar diversas características no meu cotidiano, principalmente quando lido com pessoas, pois gosto mais dos serviços administrativos, o que me leva a estudar Inteligência Emocional e PNL, por exemplo, estou sempre em busca de livros para ajudar na profissão.

Secretariado em foco | O que melhorei depois do curso de secretariado

Olá, leitores!

Hoje resolvi pontuar alguns itens que mudaram em minha vida depois que eu comecei o curso de Secretariado Executivo.

  • Beleza

Eu sempre fui um pouco relaxa em relação a minha aparência, apenas lavava os cabelos, mas nada de passar hidratantes no corpo ou cuidar da pele do rosto. Me dei conta de como mudei em relação a isso ao perceber que estava pintando as unhas na noite de domingo para encarar a semana plenamente.

  • Organização

Sempre tive o costume de usar agendas, mas acabava por abandoná-las no meio do ano e continuar o restante dos meses ao Deus dará. Depois que comecei o curso, comprei uma agenda sem pauta que me permite espaços maleáveis para cada dia (se preciso de apenas dois centímetros na segunda e de três páginas na terça, posso moldar a agenda conforme minha necessidade) e por incrível que pareça, tornei-me mais compromissada em relação aos a fazeres que coloco na agenda.

  • Casa

É, não sei como esse reflexo aconteceu, mas tenho me dedicado mais à casa, da limpeza à decoração. E me sinto bem ao ver os resultados no cotidiano, aquela sensação de paz por estar em casa.

  • Trabalho

Passei a gostar mais do meu trabalho, de resolver as pendências do dia a dia e de entregar tarefas concluídas. Meu emprego antes era apenas o que me permitia ganhar dinheiro no final do mês, mas hoje é onde eu procuro aprender e aplicar o que vejo na faculdade diariamente.

  • Roupas

Eu nunca (NUNCA mesmo) havia comprado roupas na minha vida até começar o curso de secretariado e sentir a necessidade de ter um scarpin e uma saia lápis para trabalhar. Me mantive com roupas de doações durante anos e isso não me incomoda até hoje, recebo usados tranquilamente, mas somente nesse ano é que desembolsei dinheiro para adaptar algumas peças do meu guarda roupa.

  • Saúde

Por passar oito horas do meu dia sentada em frente ao computador no trabalho e mais quatro horas na cadeira da faculdade, senti a necessidade de fazer atividades físicas e de cuidar melhor da minha alimentação.

  • Leitura

Passei a ler com mais atenção as matérias dos jornais, das revistas e dos sites, pois antes eu me limitava aos primeiros parágrafos dos artigos que não me interessavam muito, só ia até o final no que eu achava legal, mas hoje eu costumo ler tudo e absorver o maior número de informações, pois cada detalhe que vivemos hoje, seja cultural ou politicamente, repercutirá em diversos setores da nossa vida, até mesmo nas leituras dos romances.

 

Depois desse breve apanhado, fico feliz em ter escolhido esse curso. ❤

Artigo | Curso presencial ou EAD ?

Olá, leitores!

Hoje resolvi falar um pouco sobre a minha experiência como aluna do ensino presencial e do ensino à distância (EAD). Para quem não sabe, eu sou formada em Radiologia na modalidade presencial em uma faculdade privada e atualmente eu curso Secretariado Executivo presencial na Universidade Federal do Ceará, Processos Gerenciais na modalidade EAD em uma faculdade particular e especialização em Gestão Pública em Saúde na modalidade semi presencial pela Universidade Estadual do Ceará.

Sim, mudei de área de atuação por motivo de: me formar naquilo em que eu já trabalhava e tinha experiência. Sim, eu passei / estou passando tanto por instituições privadas quanto públicas, bem como pelas três modalidades de ensino: presencial, semi presencial e EAD.

Ensino presencial

O ensino presencial é ótimo para quem sente a necessidade de ter uma rotina fixa impondo cronogramas e datas, também é ótimo para conhecer pessoas a área e elaborar projetos voltados à área acadêmica.

Por outro lado, o esquema fixo e horários as vezes te impossibilita de aproveitar melhor suas horas pelo simples fato de que você TEM que comparecer a pelo menos 75% das aulas para não reprovar por falta, mesmo que o professor seja daqueles que mal leciona conteúdo.

Ensino semi presencial e EAD

Essas modalidades são péssimas para quem não tem a capacidade de auto-organização e não possui auto didatismo. Se você se enquadra em qualquer uma dessas duas categorias, pode pular para a opção do ensino presencial.

Por outro lado, a maravilha desse sistema está em você ter a flexibilidade de estudar nos horários mais convenientes e nos locais mais agradáveis. A parte chata é que a interação com os outros alunos é totalmente virtual e na maioria das vezes você só conversa nos Fóruns. A quantidade de atividades para postar é enorme, o que obriga o aluno a estudar pelo menos um pouco toda semana.

 

Então…

As três modalidades possuem suas vantagens e desvantagens, mas um ponto que eu gostaria de ressaltar é sobre a quantidade de conteúdo a ser estudado e os materiais disponíveis.

Eu costumo me dedicar bem mais aos cursos não presenciais, pois preciso me organizar para não perder os prazos e estudar sozinha os conteúdos. O lado ruim é que geralmente o livro texto das disciplinas é muito superficial e se você não tiver a perspicácia de pesquisar em outras referências, seu aprendizado será muito baixo, no limiar do mínimo.

Existem disciplinas no ensino presencial em que o professor ministra as aulas e dá as notas com base em seminários apenas, geralmente nesses casos os alunos mal estudam por livros, apenas se preparam para os seminários. Eu não gosto desse modelo de obtenção de nota porque eu não me sinto estudando de fato. Seminários são bons, mas nada como provas para fazer com que os alunos estudem a teoria do assunto.

Em contrapartida, o curso presencial te oferece biblioteca física para você se aprofundar nos conteúdos estudados. Nas outras duas modalidades você tem que se acostumar a estudar pela tela do computador se for atrás de bibliografia complementar (alguns cursos disponibilizam o livro base no formato físico, mas outros apenas enviam o PDF).

Ultimamente eu tenho me estimulado mais a estudar para os cursos não presenciais, até porque a maioria das disciplinas presenciais estão adotando esse modelo de apenas seminário para obter nota e só assistir as aulas já é o suficiente para se sair bem, você só precisa tirar algumas horinhas para montar a apresentação e pronto.

Se o seu foco é seguir a área acadêmica, sugiro que você opte pelo curso presencial, pois é lá onde você terá mais contato com os professores que poderão te orientar e nada como conversar pessoalmente para trocar ideias e sugestões. Não é que seja impossível fazer isso nos cursos à distância, mas é mais difícil.

Secretariado | Make do dia a dia

Olá, leitores!

Para quem não sabe, eu faço Secretariado Executivo na UFC e desde que entrei nesse curso minha vida tem tomado alguns ajustes. Consegui uma promoção no trabalho, tenho me dedicado mais aos cuidados comigo, tenho dedicado mais tempo para estudar assuntos da área, dentre outros detalhes.

Pensei em criar um blog dedicado ao Secretariado com o intuito de compartilhar essas pequenas nuances do cotidiano que vão se ajustando à arte de secretariar, mas ao mesmo tempo penso “mal estou dando conta de um blog, imagina ter tempo o suficiente para alimentar conteúdo em dois!”, então decidi criar uma coluna aqui no Degrau de Letras dedicada ao bendito do Secretariado que se chamará “Secretariado em Foco”.

O primeiro post dessa coluna nova é para falar sobre maquiagem. Olha que esse tema seria muito improvável há alguns anos, mas agora faz parte do trampo. Então vamos lá, o meu basicão consiste em três itens que não são difíceis de aplicar, não exigem técnicas ou pincéis caríssimos.

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Uso o brilho labial nourishine plus, da Mary Kay, na cor Pink Luster. Ele é bem clarinho, mas dá um up por causa do brilho que possui, visualmente parece que tem um pouco de gliter nos lábios, principalmente quando está começando a sair.

O segundo item é o delineados para olhos da Natura faces, ele é o famoso “delineador em caneta” e o único modelo que eu consigo manejar para fazer delineado de gato tímido.

O último item é a base time wise da Mary Kay (beige 1), cheguei a comprar um pó para acompanhar a base, mas ela é tão sequinha e deixa a pele tão macia que dispensei um quarto item. Ela é muito amor, nem parece que estou usando maquiagem, pois não deixa aquela sensação de peso no rosto.

Atualmente estou com muitas marquinhas de espinha por ter parado de tomar o anticoncepcional e olha só como a base cobriu tudo certinho. ❤

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Provavelmente esse é o post sobre maquiagem mais desengonçado da internê, mas me dá um desconto, por gentileza, meu lance é livro e tal. rs 😉